В розгалужених мережах роздрібної торгівлі, аптеках, АЗС чи компаніях з великою кількістю філій, питання ефективного керування персоналом стоїть особливо гостро. Окрім стандартних задач планування графіків та обліку робочого часу, керівники стикаються з більш прихованими, але від того не менш вагомими проблемами – махінаціями з заробітною платою та неконтрольованими додатковими витратами на персонал.

Є ситуація: віддалений магазин, де облік відпрацьованих годин ведеться вручну. Чи є гарантія, що кожна проставлена година дійсно була відпрацьована? Або ж при використанні пластикових карток для обліку – чи виключена можливість передачі її колезі для фіксативної відмітки? На жаль, такі випадки – не рідкість, і вони напряму впливають на фонд оплати праці, призводячи до необґрунтованих виплат та зростання витрат.

Рішення від Actima: автоматизація обліку робочого часу

Система обліку робочого часу Actima допомагає вирішити задачі щодо планування робочого часу та реєстрації фактично відпрацьованого працівниками часу. Інструмент «Табель директора» – це єдине вікно, в якому можливо планувати фіксовані та гнучкі графіки роботи персоналу, відстежувати відповідність запланованого та фактично відпрацьованого часу.

Actima дає змогу уникнути випадків махінацій завдяки реєстрації (Check-In) початку і закінчення роботи в прив’язці до торгової точки або філії та автоматичної фіксації даних про фактично відпрацьований час. Фіксація фактично відпрацьованого часу можлива двома способами:

• Відмітка про початок чи закінчення роботи за допомогою біометричного терміналу за відбитком пальця, який встановлюється в магазині.
• Відмітка про початок чи закінчення роботи за допомогою мобільного додатку Actima Mobile. Додаток має прив’язку до мобільного телефону співробітника за допомогою унікального коду та прив’язку до торгової точки або філії за допомогою BLE мітки.

Такі способи реєстрації початку та закінчення робочого часу унеможливлюють реєстрацію осіб, які не присутні в приміщенні торгівельної точки чи відділення.

Додатковий контроль: затвердження табеля за ролями

Реалізований в Actima механізм затвердження табеля за ролями додає додаткового контролю за відповідністю запланованого та фактично відпрацьованого часу зі сторони відділу роботи з персоналом чи фінансової служби.

Інтеграція з обліковими системами: автоматична передача даних

Інтеграція Actima з обліковими системами підприємства та автоматична передача даних про фактично відпрацьований час виключає людське втручання та коригування даних під час передачі та дозволяє проводити розрахунок заробітної платні на основі реальних даних.

Переваги впровадження системи Actima

В Табелі директора реалізована можливість розподіляти преміальний фонд, чи коригувати тарифи за якими працює співробітник. Actima фіксує перепрацюваня (фактично відпрацьований час), роботу в святкові дні чи в нічний час, які часто рахуються по підвищеним тарифам. Це дає можливість керівнику магазину чи відділення, відділу персоналу, фінансовому відділу контролювати додаткові витрати на персонал.

Як Actima допомагає зекономити на фонді оплати праці?

Впровадження системи Actima дає можливість економії фонду оплати праці за рахунок оплати лише фактично відпрацьованого часу, зменшення можливості для махінацій, додає механізм додаткового контролю керівників торгових точок чи філій.