У роздрібних мережах нерідко виникає потреба в оперативному залученні персоналу для підсилення того чи іншого магазину. Підробітки, тимчасові переміщення працівників між торговими точками стають звичною практикою. Однак, за цією, на перший погляд, простою схемою криється значна проблема – складність точного та справедливого обліку робочого часу таких співробітників. Ця складність породжує цілу низку негативних наслідків як для працівників, так і для роботодавців.

Основні складнощі обліку робочого часу

Основна складність полягає у відсутності єдиної, уніфікованої системи обліку робочого часу, яка б ефективно фіксувала початок і кінець робочого дня. Традиційні методи, такі як ручні журнали відвідувань або застарілі системи контролю доступу, часто виявляються неефективними в умовах частих переміщень.

Наслідки для працівників

• Неоплачений час: Працівники можуть втрачати частину свого робочого часу при його фіксації вручну. Це призводить до зменшення їхнього фактичного заробітку, і відповідно негативу до роботодавця.
• Відсутність прозорості: Незрозумілість системи обліку робочого часу може викликати у працівників почуття несправедливості та недовіри до роботодавця.
• Додатковий стрес: Необхідність самостійно контролювати та фіксувати свій робочий час при постійних переміщеннях може створювати додатковий психологічний тиск.

Наслідки для роботодавців

• Ускладнення розрахунку заробітної плати: Відсутність точних даних про фактично відпрацьований час кожного працівника значно ускладнює процес нарахування заробітної плати та може призводити до помилок і суперечок.
• Зниження продуктивності: Невдоволені та демотивовані працівники, які відчувають несправедливість в оплаті, можуть працювати менш ефективно.
• Ускладнення управління персоналом: Відсутність чіткої картини робочого часу ускладнює планування графіків, оцінку ефективності роботи та контроль за використанням робочого часу.

Рішення від Actima: автоматизація обліку робочого часу

Система Actima пропонує ефективні інструменти для планування та обліку відпрацьованого часу, зокрема для працівників, які часто переміщуються між різними локаціями. Система доречна для використання як в роздрібних мережах, так і в мережах АЗС та компаніях з великою кількістю філій.

Основні інструменти Actima

Основним інструментом Actima є «Табель директора» – єдине вікно для управління графіками роботи персоналу. За допомогою цього інструменту можливо:

• Планувати гнучкі графіки роботи, а також фіксовані та індивідуальні.
• Оперативно переводити працівників на тимчасові підробітки в інші магазини.
• Переміщувати співробітників на інші посади у межах свого магазину.

Контроль підробітків та переміщень

При переводі працівника на підробіток у межах мережі система забезпечує контроль професій – забороняє підробіток за своєю посадою в тому ж магазині і дозволяє вибір професії при підробітку в іншому магазині з контролем фактичних годин. Крім того, при підробітку в іншому магазині фонд оплати праці автоматично зараховується на цей магазин, і система автоматично додає права доступу, що дозволяє працівнику реєструвати початок і завершення зміни в магазині підробітку.

Автоматизація обліку робочого часу

Автоматизація процесу переведення на підробіток безпосередньо з «Табеля директора» системи Actima значно спрощує облік робочого часу, мінімізує ручне втручання та підвищує точність даних. Це веде до прозорості обліку фактично відпрацьованого часу та справедливого розподілу фонду оплати праці.

Впровадження Actima: рішення для роздрібних мереж

Впровадження Actima – єдиного центру керування персоналом – є ефективним рішенням для роздрібних мереж та інших компаній з розгалуженою структурою, яке дозволяє вирішити проблему складного обліку робочого часу персоналу. Легка інтеграція Actima з обліковими системами підприємства та автоматична передача даних про фактично відпрацьований час дозволяє проводити розрахунок заробітної плати з урахуванням реальних даних та унеможливлює помилки при обліку фактично відпрацьованого часу.